1. Verantwortlicher

AxyPetrus
Inhaber: Darius Petrusaitis
Hauptstraße 34
56244 Sessenhausen
Deutschland
E-Mail: info@axypetrus.de

2. Zweck und Zielgruppe

AxyPetrus Life richtet sich an Erwachsene ab 18 Jahren. Die App hilft dabei, selbst ausgewählte Dokumente lokal zu ordnen, auf ausdrücklichen Wunsch mit künstlicher Intelligenz erklären zu lassen, lokale Erinnerungen anzulegen und optional einen Antwortentwurf vorzubereiten. Es gibt kein AxyPetrus-Nutzerkonto.

KI-Ergebnisse können falsch oder unvollständig sein. Das Originaldokument bleibt maßgeblich. Die App ersetzt keine Rechts-, Steuer-, Finanz- oder Medizinberatung.

3. Lokale Datenverarbeitung

Die App kann im privaten App-Speicher des Geräts folgende Daten speichern:

• importierte PDF-, JPEG- und PNG-Dateien sowie Dateiname, Dateityp, Größe, lokale Dokumentkennung und Importzeitpunkt;
• normalisierte Analyseergebnisse, etwa Zusammenfassung, Absender, Kategorie, Fakten, Daten, Fristen, Beträge, Handlungsbedarf, Dringlichkeit, Empfehlungen, Hinweise und Konfidenzwerte;
• Erinnerungen, Benachrichtigungseinstellungen und technische Benachrichtigungskennungen;
• gespeicherte oder bearbeitete Antwortentwürfe und freiwillige Notizen;
• App- und Erklärungssprache sowie getrennte Einwilligungszustände;
• eine zufällige Installationskennung, die erst bei einer tatsächlichen Backend-Anfrage benötigt wird.

Es gibt kein automatisches Dokument-Cloudarchiv und keine automatische Dokument-Synchronisierung. Android-Cloud-Backups und die Übertragung der App-Daten auf ein anderes Android-Gerät sind deaktiviert. Von Nutzern ausgewählte externe Originaldateien bleiben außerhalb des von AxyPetrus verwalteten Speichers und werden von der App nicht gelöscht.

4. Dokumentenanalyse mit künstlicher Intelligenz

Eine Dokumentenanalyse beginnt nur, wenn der Nutzer selbst ein Dokument auswählt, die Analyse startet und ausdrücklich einwilligt. Eine Kopie des Dokuments, der MIME-Typ, die gewünschte Erklärungssprache, die Sprache der Benutzeroberfläche und die zufällige Installationskennung werden verschlüsselt über HTTPS an das AxyPetrus-Backend übertragen. Das Backend übermittelt den Dokumentinhalt und die erforderlichen Anweisungen an die OpenAI-API. Gegenüber OpenAI wird ein allgemeiner Dateiname verwendet.

Dokumente können personenbezogene Daten enthalten. Sie können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, insbesondere Daten über rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung, Gesundheitsdaten sowie Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung. Die App fordert hierfür eine ausdrückliche Einwilligung an.

Das AxyPetrus-Backend legt kein Dokumentarchiv an. Dokumentdatei, extrahierter Volltext und rohe KI-Antwort werden nicht dauerhaft im Backend gespeichert. Die OpenAI-Anfrage verwendet store:false. AxyPetrus aktiviert für diese Verarbeitung keine Websuche und keine externen Werkzeuge.

5. Vorbereitung eines Antwortentwurfs

Die Vorbereitung eines Antwortentwurfs ist eine getrennte, optionale Verarbeitung und benötigt eine eigene Einwilligung. Die ursprüngliche Dokumentdatei wird dafür nicht erneut übertragen.

Übermittelt werden das gewählte Antwortziel, die gewünschte Erklärungssprache, eine freiwillige Notiz und relevante strukturierte Analysedaten. Dazu können Absender oder Organisation, Referenz, Dokumentart, Beträge, Frist, Handlungsbedarf, Dringlichkeit, Zusammenfassung, wichtige Fakten und der empfohlene nächste Schritt gehören. Die freiwillige Notiz kann personenbezogene Daten enthalten und ist auf 600 Zeichen begrenzt.

Das Backend legt kein Antwortarchiv an. Der OpenAI-Aufruf verwendet store:false. Ein Entwurf wird niemals automatisch versendet. Die App ermöglicht lokales Speichern, Kopieren und eine vom Nutzer ausgelöste Android-Teilen-Funktion; die Auswahl der Ziel-App liegt beim Nutzer.

6. Einwilligung und Widerruf

Die Einwilligungen für Dokumentenanalyse und Antwortentwurf werden getrennt gespeichert. Beide können in der App unter Profil, KI und Datenschutz einzeln mit Wirkung für zukünftige Verarbeitungen widerrufen werden. Ein Widerruf berührt eine bereits abgeschlossene Verarbeitung nicht. Nach einem Widerruf fragt die App vor der nächsten entsprechenden KI-Anfrage erneut nach einer ausdrücklichen Einwilligung.

7. Empfänger

Für die angeforderte entfernte Verarbeitung werden eingesetzt:

• Hetzner als Hostinganbieter des Reverse Proxys und des AxyPetrus-Backends;
• OpenAI als Anbieter der KI-Verarbeitung über die API.

Die Übermittlung an diese Dienstleister erfolgt nur im Rahmen der vom Nutzer gestarteten KI-Funktion. Maßgeblich für eine mögliche Verarbeitung oder Aufbewahrung bei Dienstleistern sind zusätzlich die jeweils geltenden Verträge, Kontoeinstellungen und gesetzlichen Pflichten.

8. Installationskennung und Quotendaten

Bei einer KI-Anfrage sendet die App eine zufällige Installationskennung an das AxyPetrus-Backend. Sie wird nicht an OpenAI weitergegeben und nicht im Klartext in der Quotendatenbank gespeichert. Das Backend bildet mit einem serverseitigen Geheimnis einen HMAC-SHA-256-Wert.

Die Quotendatenbank enthält nur diesen pseudonymen Wert, Zeitraum, Vorgangs- und Aufrufzähler, reservierte und tatsächlich verwendete Tokenzahlen sowie den Aktualisierungszeitpunkt. Dokumentinhalt, Volltext, Notiz und Antwortentwurf werden dort nicht gespeichert. Einträge, deren letzte Aktualisierung mehr als 62 Tage zurückliegt, werden bei laufender Quotennutzung automatisch bereinigt.

9. IP-Adressen und technische Protokolle

Der Reverse Proxy sieht eine IP-Adresse technisch während der Netzwerkverbindung. Öffentliche HTTP-Zugriffe werden dort nicht als Access-Log gespeichert. Das AxyPetrus-Backend verwendet die IP-Adresse nicht für die Quotierung und protokolliert sie nicht.

Die Backend-Protokolle enthalten nur eine zufällige Anfragekennung, Zeitpunkt, verwendetes Modell, Bearbeitungsdauer, HTTP-Status, grobe Fehlerkategorie und Tokenzahlen. Dokumentinhalt, extrahierter Text, freiwillige Notiz, Antwortentwurf, API-Schlüssel und rohe Installationskennung werden nicht protokolliert. Die API-Container begrenzen ihre Protokolle auf drei Dateien mit jeweils höchstens 10 MiB. Die Caddy-Laufzeit- und Fehlerprotokolle sind auf fünf Dateien mit jeweils höchstens 10 MiB begrenzt.

10. Speicherdauer und Löschung

Lokale Dokumente, Ergebnisse, Entwürfe, Notizen und Erinnerungen bleiben gespeichert, bis der Nutzer sie löscht, die Android-App-Daten löscht oder die App deinstalliert.

Beim Löschen eines Dokuments entfernt die App die verwaltete lokale Kopie, den Dokumentdatensatz mit Ergebnis und Entwürfen sowie verknüpfte Erinnerungen und geplante Benachrichtigungen.

„Alle lokalen Daten löschen“ entfernt verwaltete Dokumente, Ergebnisse, Entwürfe, Notizen, Erinnerungen, geplante Benachrichtigungen, Einstellungen, beide KI-Einwilligungen, die lokale Installationskennung und AxyPetrus-eigene temporäre Importdateien. Spracheinstellungen werden auf die Systemvorgabe zurückgesetzt. Externe Originaldateien werden nicht gelöscht. Nach einer späteren echten Backend-Anfrage wird eine neue Installationskennung erzeugt.

Serverseitige Quotendaten können bis zur beschriebenen 62-Tage-Bereinigung verbleiben. Für eine mögliche Aufbewahrung durch OpenAI gelten die tatsächlichen Vertrags- und Kontoeinstellungen sowie gesetzliche Pflichten.

11. Erinnerungen und Benachrichtigungen

Erinnerungen werden lokal gespeichert und nur nach einer Nutzeraktion erstellt. Der sichtbare Benachrichtigungstext ist allgemein gehalten und enthält weder Dokumentinhalt noch Dateiname, Absender oder Betrag. Android kann Benachrichtigungen verspätet zustellen; eine Erinnerung garantiert nicht die Einhaltung einer Frist.

12. Rechtsgrundlagen

Die optionale Dokumentenanalyse und die optionale Vorbereitung eines Antwortentwurfs erfolgen auf Grundlage der jeweiligen Einwilligung. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten wird eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt. Die Verarbeitung minimierter technischer Protokoll- und Quotendaten dient dem sicheren, stabilen und wirtschaftlich kontrollierten Betrieb sowie der Missbrauchsverhinderung. Die endgültige rechtliche Einordnung ist vor Veröffentlichung rechtlich zu prüfen.

13. Sicherheit

Zu den technischen Maßnahmen gehören HTTPS, deaktivierter Android-Klartextverkehr, privater App-Speicher, deaktivierte Android-Backups, ein schreibgeschütztes Backend-Dateisystem, Eingabe- und Größenprüfungen, minimierte Fehlerantworten, begrenzte Protokolle und die ausschließlich serverseitige Aufbewahrung des OpenAI-API-Schlüssels. Kein technisches System bietet vollständige Sicherheit.

14. Keine Werbung, Analyse oder Nachverfolgung

Die geprüfte App enthält keine Werbe-, Tracking-, Attributions-, Analyse- oder Crash-Reporting-SDKs. Sie verwendet keine Werbe-ID und fordert keine Standort-, Kontakt- oder Mikrofonberechtigung an.

15. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im gesetzlichen Umfang Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen sowie eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Viele lokale Daten können unmittelbar in der App gelöscht werden. Für Anfragen zu serverseitigen technischen Daten oder zur Ausübung von Rechten kann die oben genannte E-Mail-Adresse verwendet werden. Eine Identitätsprüfung kann erforderlich sein.

16. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Empfänger, Rechtsgrundlagen oder Aufbewahrungsregeln wesentlich ändern. Der aktuelle Stand wird am Anfang der Erklärung angegeben.